Mapování procesů a digitalizace

Kolikrát se u vás přepisuje jedna tabulka?

Data máte v systému, ale práce s nimi běží přes Excel, e-mail a „finální“ verze souborů. Zmapujeme, jak práce opravdu teče mezi lidmi, systémy a tabulkami, ukážeme, kde se ztrácí čas, a navrhneme, co zrušit, zjednodušit nebo zautomatizovat. Dřív, než budete investovat do nového softwaru.

Domluvit konzultacinebo zavolejte +420 775 137 779

Jak to často vypadá dnes

Měsíční report: 8 kroků, 4 role, 3 přepisy

Ilustrační příklad. Data se vyexportují z Oracle do Excelu, upravují se ručně, putují e-mailem mezi odděleními a nakonec se znovu přepisují do reportu a prezentace pro vedení. Každý krok dává smysl, celek ale stojí hodiny práce a dny čekání.

Proces měsíčního reportu dnes: export z Oracle, úpravy v Excelu, rozesílání e-mailem, slučování souborů, kontrola s vracením chyb, přepis do reportu a kopírování do PowerPointu. Plýtvání je označeno vínovými štítky. OracleReferentka VedoucíodděleníControlling oprava, nová verze… Export datz Oracle do CSV Úprava v Excelumazání, vzorce, filtry E-mail vedoucím6× příloha .xlsx Doplnění číselreport_v3_final.xlsx Ruční slučování6 souborů do jednoho Kontrolavrací chyby zpět Přepis do reportupro vedení Kopírovánído PowerPointu přepracování čekání 2–3 dny 4 verze souboru ruční práce chyby a vracení přepisování další přepis

← diagram posuňte do strany →

místa, kde se ztrácí čas nebo vznikají chyby- - - vracení k opravě
8kroků4role3×ruční přepis datdnyčekání na odpovědi

Jak to může vypadat

Stejný report: 4 kroky, jedna verze dat

Data se nepřepisují, jen doplňují. Nemusí to znamenat nový systém. Často stačí lépe využít to, co už máte: Oracle, Excel s Power Query, sdílený formulář nebo AI asistenta. Konkrétní řešení navrhujeme vždy podle vašich systémů a lidí.

Zjednodušený proces: data z Oracle, napojená sestava, která se aktualizuje sama, vedoucí doplní údaje do sdíleného formuláře a report pro vedení je hotový bez přepisování. Oracledata zůstávají na jednom místě Napojená sestavaaktualizuje se sama Vedoucí doplní údajedo jednoho sdíleného formuláře Report pro vedeníhotový bez přepisování bez exportů jedna verze dat kontrola průběžně

← diagram posuňte do strany →

4kroky1verze dat0×ruční přepishnedmísto dnů čekání

Oba diagramy jsou ilustrační. Skutečný proces vždy nejdřív zmapujeme tak, jak u vás opravdu probíhá.

Osm druhů plýtvání v kanceláři

Lean pojmenovává plýtvání ve výrobě, ale stejně dobře funguje v administrativě. Při mapování hledáme právě tyto věci.

  • Čekánína podpis, na data od kolegy, na odpověď z jiného oddělení
  • Přenášení datze systému do Excelu, z Excelu do e-mailu a zase zpátky
  • Zbytečné zpracováníreporty, které nikdo nečte, a kontroly kontrol
  • Nadprodukcekopie „pro jistotu“, tisk, stejná data ve třech tabulkách
  • Chyby a opravyvracení, nové verze souborů, dohledávání, kdo co změnil
  • Zbytečný pohybhledání souborů, přepínání mezi systémy, klikání navíc
  • Rozpracovanostplné schránky, hromady nevyřízených požadavků
  • Nevyužití lidézkušení odborníci, kteří půl dne dělají rutinu

Jak postupujeme

  1. Skutečný stav

    Projdeme proces s lidmi, kteří ho dělají. Díváme se na skutečné soubory, e-maily a obrazovky, ne na to, jak je proces popsaný ve směrnici.

  2. Mapa a plýtvání

    Nakreslíme proces krok za krokem napříč odděleními a systémy a označíme místa, kde práce čeká, přepisuje se nebo vrací.

  3. Cílový proces

    Navrhneme jednodušší podobu: co zrušit, co spojit, co zautomatizovat. A hlavně co zůstane na lidech.

  4. Digitalizace s rozumem

    Doporučíme nástroje, nejčastěji ty, které už máte: Oracle a další systémy, Excel s Power Query, SharePoint, Power Automate nebo AI asistenty.

  5. Zavedení a ověření

    Pomůžeme změnu zavést, vyzkoušet v malém a změřit, kolik času a chyb opravdu ubylo.

Co dostanete

  • Mapu současného procesu, které rozumí vedení i lidé, kteří proces dělají
  • Seznam míst s plýtváním a odhad, kolik času stojí
  • Návrh cílového procesu a kroky k němu seřazené podle priority
  • Podklady pro IT nebo dodavatele, pokud bude potřeba nový nástroj

Pojďme se podívat na váš proces

Vyberte jeden proces, který vás nejvíc trápí. Na krátkém hovoru probereme, jak probíhá, a řekneme vám, jestli a jak ho jde zjednodušit.

Zavolejte na +420 775 137 779ulicna@gnostika.cz

Kontaktní osoba: Ing. Štěpánka Uličná, Ph.D. · Kdo za GNOSTIKOU stojí →